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文档管理的六脉神剑 打通企业内部任督二脉

各家单位将自身的机密信息和核心价值文档,逐步电子化、网络化。当然,这样可以极大提升工作效率。但是将企业信息电子化后的“双刃剑”效应,则使得这些“核心价值”面临着巨大风险和威胁。


近年来,企业信息泄露的案例屡见不鲜。当信息安全大浪潮席卷而来的时代,切近每个企业利益最紧密的,便是文档安全的威胁。有专家指出,对于企事业单位,文档信息化后的安全保密工作,必将在未来成为信息安全的重中之重。


在这样的安全形势下,尽管企事业单位也日趋重视文档安全问题,但往往事与愿违,不得其法。尝试过众多的软件和方法。都不得效果。

金庸先生在其武侠小说《天龙八部》中,描写了一种精绝至深的武学内功——六脉神剑。该剑法实为人体内功修炼的最高境界之一。可迅速开发人体潜能。治病疗疾,增长人体内力及耐力,亦为内功打下深厚基础。其功法强健人体筋骨精神,打通人体气血脉络,激发人体潜能,将剑意转化为剑气,构建和谐强大的内在稳健体系,爆发出迅猛有力的攻击力度。


企业就像一个人体,如何畅通、调理好内部系统,构建出架构简约、功效卓著、固若金汤的文档安全系统,成为多少企业“功夫高手”们追求学习的终极梦想。


从当前先进的文档安全理念和实践出发,众多信息安全“江湖”的高手都认为,要构筑企业综合安全体系,需要从集中存储、全文索引、权限控制、历史审计、协同办公、数据存储备份六大技术出发,打通安全管理系统的筋脉,构筑严密体系,保障内网安全。


下面由小编来给大家讲解一下管理系统的六脉神剑。


一、少商剑:集中存储


剑气经脉:左手大拇指—手太阴肺经。


剑法特点:剑路雄劲,颇有石破天惊,风雨大至之势。将整个公司的文档,置于统一的存储平台。彷如置于密不透风的剑气罩护之下。


为单位搭建海量文档集中存储的平台,实现统一的文档共享。不用担心散落在各台电脑上的数据会丢失,遗漏。而且采用b/s架构,为企业搭建一个安全的网络环境,信息可以轻松、安全地实现内外部共享。支持局域网、互联网访问,跨地域地办公,异地协同轻松掌控。


二、少冲剑:全文索引


剑气经脉:右手小指—手少阴心经。


剑法特点:轻灵迅速,意之所指,气之所向,剑之即到。迅速找到所需文件。加大办公效率。


敏捷科技电子文档管理系统Agile DM全文搜索可快速从海量资料中精准查找所需文件。普通搜索的速度与windows的搜索相比会迅速很多。毫秒级别搜索可节约数倍的搜索时间。并且支持模糊搜索和精准搜索两种模式。高级搜索功能,支持多维度搜索,例如对:正文,文件名,编号等。


三、中冲剑:权限控制


剑气经脉:右手中指—手厥阴心包经。


剑法特点:大开大阖,气势雄迈。权限控制,乃防护文档的重中之重。须大招术,大管控,大力度。各种权限互相搭配,灵活掌控管理。


企业办公的计算机,对于内部员工都是不设防的,也防不了。事实也证明,百分之70%的泄密事故是内部人员所为。结合企业的日常办公特点,,敏捷科技团队开发了权限管理功能。所谓的权限管理,在统一管理平台中,可以为不同人员设定相应的权限,如浏览、编辑、下载、拷贝、删除…等等操作都是通过权限来完成的,降低机密文件在公司内部的可视性,避免员工随意拷贝重要资料,实现企业文档的安全管理。


四、少泽剑:历史审计


剑气经脉:左手小指—手太阳小肠经。


剑法特点:忽来忽去,变化精微。企业各种业务,应用系统日益复杂,变化繁多。人员众多。参与文档编辑、下载、阅读的人数不胜数。


成百上千个员工每时每刻都在对文档进行操作,每个员工对哪些文档做过哪些操作根本无法记录,工作失误后责任相互推诿的现象严重。历史审计则可以清楚的查看每个文档被何人所编辑、阅读、下载、打印过。


五、商阳剑:协同办公


剑气经脉:六脉神剑右手食指—手阳明大肠经。


剑法特点:巧妙灵活,难以捉摸。凡事预则立,凡险防则微。文档管理的各种漏洞,以及其所可能导致的风险,都是快速发展变化,且难以捉摸的。


系统支持将公共文档和个人文档进行借阅管理,借出过程中可控制用户访问权限。被借阅用户会收到系统发送的即时消息通知。系统支持根据时间对借出的文档自动进行收回处理。并且用户可以对目录进行订阅。当目录下文档发生变化时,系统自动发送即时消息通知订阅用户。同时可订阅相关提醒文档,到达指定日期后,系统自动发送即时消息和邮件进行提醒。


六、关冲剑:数据存储备份


剑气经脉:右手无名指—手少阳三焦经。


剑法特点:以拙滞古朴取胜。存储和备份是技术含量不高的基础功能。然而随着数据的重要性不断提升,最朴素最基础的备份功能,成为文档安全的最后一道钢铁防线。

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