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电子文件管理

第一部分 概述


     一、应用背景

随着我国电子政务、企业信息化、社会信息化工作的不断向前推进,产生了海量的电子文件。对电子文件的全生命周期管理(形成、办理、归档、鉴定、处置、销毁)及电子文件安全是我国实施信息化战略的重要任务,是新时期国家管理的基础性工作。党中央、国务院高度重视电子文件管理工作,中央办公厅和国务院办公厅先后印发了《电子文件管理暂行办法》、《国家电子文件管理工作规划(2011-2015年)》等文件,各省也制定并印发了相关电子文件管理细则,这些都为切实加强电子文件管理奠定了法律基础。经过对全国相关政府部门、企业进行调研分析,目前电子文件的管理主要存在以下几个方面的问题:

1、“双轨制”运行模式,效率、效益低下。

2、电子文件形成过程不规范,重视结果文件,忽略元数据。

3、管理主体缺位,分段式、分散式电子文件管理模式。

4、缺乏信息资源规划,信息孤岛多、系统集成复杂。

5、缺乏对电子文件综合开发利用的有效手段。

6、电子文件全生命周期安全管理亟待解决。

     二、系统概述

综上所述,电子文件管理系统( ERMS)是应用于电子文件形成单位的,旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。它和前段的业务系统、后端的电子文件长期保存系统一起,实现电子文件的全生命周期管理。下图描述了ERMS系统在电子文件全生命周期管理中的位置。用户可根据国家法律、行业规定、自身管理要求,制定电子文件管理范围,并通过ERMS系统实现其管理思路。ERMS系统将通过接口自动捕获、手动提交等方式获取电子文件及其元数据,并按照电子文件管理相关标准进行登记、分类组织、存储保管、鉴定处置,对于满足移交条件的电子文件将其移交到数字档案馆长期保存。更为重要的是,在确保安全的前提下充分开展电子文件的有序开发利用工作。


电子文件管理全景图


第二部分 ERMS系统功能


敏捷科技结合电子文件管理特点,遵照国家ERMS系统功能标准规范要求,开发出国内首家基于云计算技术的电子文件管理系统。ERMS系统能够对政府、企业等机构产生的各种结构化电子文件、非结构化电子文件、实体文件进行全生命周期(规划、形成、办理、归档、鉴定、处置、利用)的集中管理。形成基于云计算的电子文件管理中心,不断提高电子文件管理水平。ERMS系统强化了电子文件安全管理体系,实现电子文件的存储安全、权限管理、密级管理、生命期控制、文件访问审计、防伪水印控制等。实现电子文件在服务端、终端的安全一体化管理。

如下图所示,ERMS系统包括:电子文件门户、基础配置、业务管理、开发利用、基础支撑、安全管理、云存储等7大模块。




第三部分 ERMS系统特点


基于SaaS的软件架构。实现ERMS系统的计算资源与存储资源的弹性扩展。提供灵活的元数据自定义、界面自定义、工作流程自定义、文件类型自定义功能,可实现ERMS系统面向不同行业客户需求;

支持多种数据捕获方式;

支持各种数据格式和元数据标准,可以存储和管理各种结构化、非结构化数据;

采用e-Search搜索引擎实现对电子文件的快速检索,并可将搜索接口共享给其他业务系统,方便客户接入;

通过规范的元数据设置和电子文件格式,实现电子文件的规范化形成和移交,将非规范化的文件规范化后再进行管理,解决电子文件利用难的问题;

通过数字签名实现电子文件的安全保障,确保电子文件的可信问题,通过数字防伪水印技术实现电子文件纸质拷贝的真实可信;

完善的权限管理与安全机制,提供多层次颗粒度的权限控制。通过透明加解密技术、强制访问控制技术实现电子文档的在线、离线权限控制,确保电子文件开发利用有序进行,确保电子文件的保密性;


第四部分 ERMS运行环境



ERMS系统部署模型

支持主流云计算平台:阿里云、盛大云以及私有云环境

Web服务操作系统:linuxunix

客户机:windows Xpwindows 7Windows 8IOSAndroid


第五部分 ERMS应用领域


ERMS产品符合国家电子文件管理标准规范,产品主要面向党政军机关和大型企事业单位:

政府国防:

限制部门及个人的阅读、复制、打印等权限的内部资料和保密文档(如:公文、统计数据、机要文档、会议记录、军事情报等)。

制造业:

产品设计图纸、设计数据、专利技术以及商业机密等(如:设计图纸、价格体系、投标资料、客户资料、财务数据、采购成本、合同订单等)。

科研院所:

科研成果、专利技术以及设计数据(如:研究报告、技术文件、设计图纸等)

设计类机构:

设计、创意的智慧成果(如:设计图、设计方案、策划文案、客户信息等)

中介机构:

涉及众多客户的机密信息、核心数据、评估报告等。

金融机构:

需要严格控制的敏感信息,商业机密(如融资投资信息、董事会决议、大客户信息、上市公司中报/年报等)。


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