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电子文档管理

一、  概述


随着信息化建设的不断推进,计算机技术的飞速发展,电子文档已经成为了企业信息资产的主要载体,例如 Office 文档、源代码、CAD 图纸、配方工艺、方案、竞标书等。在给企业带来便利的同时企业也遭遇了信息爆炸所带来的压力:经研究发现企业内部80%的知识和信息是以文档的形式存在的,并且企业内部各种文档数据每年以200%的速度增长,杂乱无序的管理不同程度的加大了电子文档查找、再利用的难度。而与此同时有调查得出,几乎有一半的员工承认,在离职时会带走原公司的文档资料,调查还发现,85%的职员可以轻松地下载那些具有“核心竞争力”的资料和信息。如何有效、安全的管理企业电子文档的问题已成为企业最为关注的问题之一。

电子文档的广泛使用给企业带来许多安全和管理隐患,对企业的技术管理也提出了新的挑战:

电子文档在终端存放,分散零乱,对企业信息资产安全存在较大隐患,数据维护难度大,备份工作量大,安全性低;

重要文档、标准化资料的查找、浏览极不方便,在大量文档中查找费时费力,且无法进行全文检索,丧失了文档的再利用的价值;

没有良好的安全机制,无法保护企业的机密数据。在实现内部局域网共享以后,数据的安全显得尤为重要。没有完善的用户管理、权限管理,来满足各部门对数据共享及安全的双重要求;

电子文档的共享化程度低,没有内部分享交流平台,大多数电子文档成了员工的“私产”,缺少了电子文档在企业内部的流转;同时缺乏高效的文档协作办公,导致员工之间无法有效对文档进行共享和协作;

由于工作文档经常会被不断的修改,文档版本繁多,难以整合和统一管理,使用新版本覆盖老版本,一旦再需要恢复老版本时,已经很难找回,造成知识流失和损失。


二、  产品功能


江苏敏捷科技股份有限公司结合对企业文档管理、文档安全的业务需求理解,并整合数据安全与数据管理相关专业技术,开发出“企业电子文档管理系统”(以下简称Agile DM),为企业搭建了一个电子文档集中管理的平台,系统包括:企业文件库、个人文档库、企业文档社交、企业级智能搜索引擎(e-Search)、在线文档协作、文档版本管理、评论、标签、细粒度文档安全管控、系统安全审计等功能。满足企业日常文档管理中的各种需求,能够极大的提升员工工作效率、提高文档安全性。

Agile DM采用纯B/S架构,用户使用和文档管理全部采用Web浏览器操作,从电子文档管理系统门户入口统一登录。


三、  系统特点


系统采用RestEasy/Mybatis/Spring的开源框架,采用java开发,支持跨平台部署。

平台具有:易用、易管、易搜索、协同高效、海量存储、安全可靠等特点,具有很高的性价比。

易用:

用户可以通过浏览器统一访问Agile DM文档库,兼容IEFirefox等主流浏览器;

系统支持WebDAV协议,客户端可以像操作本地磁盘一样访问Agile DM

MS Office程序无缝集成,可直接在office软件中打开或保存Agile DM系统中文档;

支持OfficePDFTXT、二维CAD、三维CAD等文档格式的在线预览。

易管:

提供分级权限管理,可有效降低系统管理复杂度;

系统提供各种行业的文档分类方案模版、可快速上线;

提供完整的API接口;

Agile DM可以与AD无缝整合。

易搜索:

系统提供全文快速检索,支持office,PDF,XML,HTML,TXT等;

强大的元数据搜索;

搜索结果可以按照相关性排序、个人社交兴趣相关性排序;

系统提供标签检索。

协同高效:

系统提供完善的文档版本管理;

系统提供文档级多人在线协同编辑;

系统提供项目级多人协同工作;

系统提供文档评论、标签、分享等功能,满足用户文档社交需求。

海量存储:

系统提供PB级存储管理功能;

系统支持分布式部署,动态扩容。

安全可靠:

系统可根据客户需求,提供安全增强身份认证;

系统提供文档细粒度权限控制;

系统可与敏捷科技的其他文档安全产品无缝集


四、  软件运行环境


    系统平台:支持Windows、Linux、Unix


五、  应用领域


Agile DM产品符合国家电子文档管理标准规范,产品广泛应用于各行各业:

政府国防:

需要控制部门及个人的阅读、复制、打印等权限的内部资料和保密文档(如:公文、统计数据、机要文档、会议记录、军事情报等)。

制造业:

产品设计图纸、设计数据、专利技术以及商业机密等(如:设计图纸、价格体系、投标资料、客户资料、财务数据、采购成本、合同订单等)。

科研院所:

科研成果、专利技术以及设计数据(如:研究报告、技术文件、设计图纸等)

设计类机构:

设计、创意的智慧成果(如:设计图、设计方案、策划文案、客户信息等)

中介机构:

涉及众多客户的机密信息、核心数据、评估报告等。

金融机构:

需要严格控制的敏感信息,商业机密(如融资投资信息、董事会决议、大客户信息、上市公司中报/年报等)。


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