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敏捷分享丨​分支机构众多,文档管理混乱怎么办?敏捷科技文档云管理系统一键助力!
发布时间:2022-11-15    作者:admin

如今,随着市场竞争越来越激烈,以及企业规模的不断壮大,很多企业管理者开始应业务需要创建分支机构。即使是小型企业,也会有越来越多的业务人员常年在外地奔波。企业业务拓展更加自由的同时,也为团队成员之间的数据互通、文档共享创造了新的难题。


分支机构型企业文档管理难题 /


No.1

文档交互方式零散,版本管理混乱

由于只能进行远程沟通,团队成员之间可能会通过邮件、即时通讯软件、网盘外链等各种方式传递文档。文档经过多次反复修改与审核之后,在协作成员的PC上都分散了多个文档版本,久而久之,可能大家都不记得最终定稿的版本究竟是在邮箱里还是湮没在某个文件夹下。


No.2

文档缺少统一管控,经验难以传承

由于缺少行之有效的统一管理措施,文档往往分散在员工自己的各种存储设备中,不能被企业作为知识资产保存下来。例如当有新人接手新的项目时,没有办法借鉴到以前类似项目成功运作的经验。而这些宝贵的经验也会随着员工的离职而消失。


No.3

获取信息不便,沟通成本较高

由于缺少统一的信息共享平台,需要的信息不知道该到哪里寻找。例如销售人员长期在外地拓展业务,往往不能确定自己手中的产品资料是否为最新版本,当需要新的方案、更详细的参数、产品细节信息时,往往不知道从何处获取,有什么类似的文档可以参考。



针对这些企业文档管理的难点,敏捷科技作为数据安全与数据管理领域的领先企业,通过自主研发的敏捷科技文档云管理系统(DM Cloud)为企业搭建了一个电子文档集中管理的资源平台,能够满足企业日常文档管理中的各种需求,极大地提升员工工作效率、提高文档安全性和利用率。


通过在企业中心部署DM Cloud,不论是企业总部办公的员工,还是在外地办事处、外地出差、居家办公的人员,都能够基于DM Cloud搭建的统一平台,实现方便的文档编辑、查找、分享、协作。


敏捷科技文档云管理系统五大功能/


No.1

文档集中管理

为用户搭建了一个电子文档集中管理的平台,系统提供个人文档中心和企业文档库管理。文档集中存储在管理系统中,即使本地硬盘损坏,文件丢失,还可以从文档管理系统中下载恢复。


No.2

文件协同办公

通过文档在线预览、在线编辑、标签、评论和打分等功能,可提升文档的关注度,使用平台搜索引擎检索时,排名更靠前,更容易被用户检索到;在线直接预览文件内容,可以确认是否自己要找的文件;在线编辑文件可以提高文档的利用率和办公效率。


No.3

文档权限配置

针对一份文档、一个文件夹、一个项目组,可以分配访问权限,管控了文件的知悉范围,支持对文档添加访问者,访问权限包含显示、在线预览、在线编辑、下载、复制、新建、修改、删除,同时可以设定访问的有效期。


No.4

文档共享管理

系统支持将文档进行内部共享和链接外发,提高工作效率。文档所有者可将个人文档共享给其他同事,并可配置使用权限,方便内部共享协作;文档所有者可将文档库中的文档,制作外部链接或以二维码的方式分享给外网或外单位用户,并可对文档的阅读次数做限制;文档所有者可将个人文档开启检索共享,能被其他用户全文检索到,便于知识资产的共用。


No.5

文档安全防护

系统提供完善的权限管理与安全机制,提供多层次颗粒度的权限控制,通过强制访问控制技术实现电子文档的权限控制,通过自带的加密接口,从系统中下载的文件实现加密保存,确保文件的上传和使用有序进行,确保文件的安全性。



经过不断研发打磨,敏捷科技文档云管理系统不断迭代升级,功能愈加完善。并且与中标麒麟、银河麒麟等市面主流的国产操作系统完成信创适配,满足客户的国产化需求。当前已为浙江银轮、纵横机电、泸州老窖、圣博玛生物、中能硅业等行业领军企业及其下属机构提供高效便捷的文档管理,助力企业高效协同办公。


电话:4008-866-855